Les réponses à vos questions

1. Créez votre accès à votre Espace Client Pluxee Clients Portal grâce au lien présent dans l'e-mail de Bienvenue. Pluxee Clients Portal est la plateforme depuis laquelle vous pourrez commander et gérer tous vos chèques. Pensez à vérifier vos spams si l'e-mail n'arrive pas ;
2. Connectez-vous à Pluxee Clients Portal et ajoutez-y d'abord tous vos bénéficiaires (les employés pour lesquels vous souhaitez commander). Si vous n'avez que quelques employés, privilégiez la méthode manuelle. Sinon, utilisez le ficher Excel mis à votre disposition ;
3. Créez, ensuite, une nouvelle commande : sélectionnez le produit à commander puis indiquez les montants souhaités pour vos bénéficiaires. En cas de commande de chèques-repas, indiquez aussi le nombre de chèques désirés par employé (nombre de jour prestés). N'oubliez pas de confirmer votre commande à la dernière étape ;
4. Finalement, une facture reprenant le montant total des chèques et des frais de service vous est envoyée par e-mail. En cas de commande de cartes (si des cartes doivent être produites et livrées pour vos bénéficiaires), vous recevrez une seconde facture reprenant ces coûts;
5. Payez les montants indiqués sur les factures par virement bancaire sur le compte bancaire indiqué et grâce à la communication structurée fournie dans l'e-mail. Votre commande ne sera traitée qu'après la reception de votre paiement.

⚠️ Attention : il vous faut préalablement créer une liste de bénéficiaires avant de créer une nouvelle commande de chèques.

Pour commencer :

1. Cliquez sur Vos commandes > Créer une nouvelle commande ;
2. Sélectionnez le produit pour lequel vous souhaitez commander ;
3. Choisissez un nom de référence pour votre commande ;
4. Choisissez le début de validité et le montant des chèques ; 
5. Passez à l'Etape suivante.

La deuxième étape est un résumé de votre commande comprenant ses infos générales et le détail par bénéficiaire. Passez à l'Etape suivante. Si le bouton Etape suivante n'apparaît pas, vérifiez que vous n'avez pas un message d'avertissement à valider (cadre jaune en haut de l'écran).

La dernière étape est la validation de votre commande. Elle comprend le montant total des chèques, les coûts de production et de livraison des cartes ainsi que les frais de service. Si certains de ces coûts n'apparaissent pas c'est qu'ils ne s'appliquent pas dans votre situation. Cliquez sur le bouton Confirmer la commande pour la valider.

Après validation, vous recevrez votre facture par e-mail. Payez le montant indiqué par virement sur le compte bancaire indiqué dans l'e-mail et grâce à la communication structurée fournie. Votre commande ne sera traitée qu'après réception de votre paiement. 

Si vous ajoutez vous-même vos bénéficiaires sur Pluxee Clients Portal (et que cela n'est donc pas pris en charge par votre secrétariat social), vous avez deux possibilités :

👉 Créer vos bénéficiaires manuellement

C’est-à-dire que vous encodez un par un les employés qui recevront des chèques. Privilégiez cette méthode si vous avez moins d'une quinzaine d'employés à ajouter.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Créer un nouveau bénéficiaire ;
2. Tapez le numéro de registre national du bénéficiaire ;
3. Passez à l'Etape suivante ;
4. Complétez les informations personnelles requises ;
5. Sélectionnez le lieu de livraison ;
6. Passez à l'Etape suivante ;
7. Sélectionnez le Centre de coûts (adresse de facturation) ;
8. Pour chaque chèque, sélectionnez l'option Electronique pour ceux que vous commandez et l'option Aucun pour ceux que vous ne commandez pas ; 
9. En cas de commande de chèques-repas, renseignez le montant journalier du chèque (valeur faciale) ;
10. Cliquez sur Créer pour terminer. 

A chaque étape, vous pouvez obtenir des explications en cliquant sur le « ? ».

👉 Importer plusieurs bénéficiaires en même temps via un fichier Excel

Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous ses données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier en vous référant à l'onglet Guide d'utilisation ;
4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal ;
6. A l'étape 4, cochez la 3e option;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.

Oui. Les cartes qui doivent être renouvelées ou commandées lors de votre commande de chèques sont détectées automatiquement grâce au numéro de registre national de vos bénéficiaires.

Vous n'avez donc rien à faire de spécifique pour commander des cartes. Elles seront ajoutées automatiquement à votre commande si nécessaire.

Pluxee vous permet 2 options de livraison selon votre préférence :

• Sur le lieu de travail du bénéficiaire
• Au domicile du bénéficiaire

Précisez ce choix lors de l'ajout d'un bénéficiaire sur Pluxee Clients Portal. Soit lorsque vous encodez ses données manuellement (à l'étape 2) soit via le fichier Excel (colonne N).

Ensuite :

• Pour une livraison sur le lieu de travail : sélectionnez le point de livraison approprié dans la liste. Si vous n'avez qu'un point de livraison, sélectionnez l'option Delivery Point 1.
• Pour une livraison à domicile : renseignez l'adresse complète du bénéficiaire.

Pour le lieu de livraison des codes PIN/PUK des cartes, procédez de la même manière.

Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail de Bienvenue n'arrive pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez cet e-mail.

Si vous ne recevez pas notre e-mail malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client afin qu'il vous soit envoyé à nouveau : 02/547.54.45.

Depuis Pluxee Clients Portal, vous pouvez importer plusieurs bénéficiaires en même temps via un fichier Excel à télécharger. Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous ses données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier :

Renseignez (au moins) les données suivantes pour chaque bénéficiaire :

• Numéro de registre national (col. A) ;
• Le nom et prénom (D, E, F) ;
• Le genre (G) ;
• La date de naissance (H) ;
• La langue (I) ;
• L'adresse e-mail (J)

Placez ensuite tous les bénéficiaires en statut Active (col. C).

Indiquez les lieux de livraison :

• Pour une livraison sur le lieu de travail, sélectionnez Client (col. N) puis le point de livraison (O). Si vous n'avez qu'une adresse de livraison, sélectionnez l'option Delivery Point 1. Sinon, sélectionnez l'option appropriée. Vos adresses de livraisons sont visibles depuis l'onglet Vos données client.
• Pour une livraison au domicile du bénéficiaire, sélectionnez Bénéficiaire (col. N) puis renseignez l'adresse complète (P-V).
• Procédez de la même manière pour la livraison des codes PIN des cartes Pluxee (W-AE).

Sélectionnez le Centre de coûts (données de facturation) (col. AF) du bénéficiaire. Si vous n'avez qu'une adresse de facturation, sélectionnez l'option Cost Center 1. Sinon, sélectionnez l'option appropriée. Les données de facturation sont visibles depuis l'onglet Vos données client.

Indiquez le nom des chèques que vous commandez et l'option Not applicable pour ceux que vous ne commandez pas (col. AG, AI, AJ). En cas de commande de chèques-repas, indiquez aussi le montant par chèque (max. 8 €/chèque) (AH).

4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur au format .xlsx ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal ;
6. Cochez la 3e option à l'étape 4 ;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.

Pour ajouter vos collaborateurs étrangers sur Pluxee Clients Portal, utilisez le numéro BIS. Ce numéro remplace le numéro de registre national.

Pour obtenir ce numéro BIS, les employés concernés doivent en faire la demande auprès de l'administration communale où ils résident. Vous pouvez aussi en faire la demande à votre Secrétariat social. 

Connectez-vous à Pluxee Clients Portal afin de désactiver votre employé :

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Aperçu de vos bénéficiaires ;
2. Cliquez sur le bouton Actions à coté de l’employé concerné et mettez-le en inactif.

Vous ne commanderez dès lors plus de chèques pour cette personne. Vous éviterez aussi des frais pour la production automatique de nouvelles cartes.

Pensez à vérifier vos Spams si nos factures n'arrivent pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez nos factures.

Si vous ne recevez pas votre facture malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client  afin qu'elle vous soit envoyée à nouveau : 02/547.54.45.

Deux types de factures peuvent vous être adressées :

• Une facture "produit" qui comprend les montants liés à la commande de vos chèques (montant des chèques, prestation de service et frais de chargement);
• Une facture "carte" qui comprend les montants liés à la production et la livraison des cartes Pluxee.

Cette dernière ne vous est envoyée que lorsqu'une commande de carte a été placée. Les commandes de cartes sont détectées automatiquement par nos systèmes et ne requièrent donc pas d'actions explicites de votre part. Elles couvrent les situations suivantes :

• C'est votre première commande de chèques et (la plupart de) vos employés n'ont pas encore de cartes Pluxee/Sodexo;
• Un nouvel employé est arrivé dans votre entreprise et n'a pas encore reçu sa carte;
• La carte d'un ou de plusieurs de vos employés est arrivée à expiration (après 5 ans) et doit être renouvelée;
• Un de vos employés nous a signalé une carte perdue, volée ou endommagée et doit en recevoir une nouvelle.

Contactez notre Service Client si des hésitations subsistent à la réception d'une de nos factures : 02/547.54.45.

Pour ajouter des centres de coûts, il vous suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be reprenant :

• le numéro d'entreprise et le nom de l'entreprise,
• le nom du centre de coûts,
• la langue,
• le moyen de paiement,
• l'adresse.

Nous ajouterons les centres de coûts requis au plus tôt et vous enverrons une confirmation dès qu'ils auront été créés.

Pour créer vos groupes de facturation, il suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be avec, par groupe de facturation, les données suivantes:

• numéro d'entreprise,
• nom du billing group,
• langue,
• mode de paiement,
• adresse de facturation.