Comment calculer la prime de fin d’année ?

À cette période de l’année, employés et ouvriers sont curieux de découvrir le montant exact de leur « 13e mois ». Mais comment calcule-t-on exactement la prime de fin d’année ? Nous vous expliquons tout. Gardez toutefois en tête qu’il s’agit d’un condensé des règles générales et que celles-ci peuvent différer pour certains collaborateurs se trouvant dans certaines situations spécifiques. 

Qu’est-ce qu’une prime de fin d’année ?

La prime de fin d’année est également connue sous le nom d’« allocation de fin d’année » ou de « 13e mois ». La majorité des personnes actives bénéficient de ce revenu complémentaire, généralement versés dans le courant du mois de décembre.

En Belgique, la prime de fin d’année ne fait l’objet d’aucune disposition légale à l’échelle nationale ; elle relève des différentes commissions paritaires sectorielles.

C’est pourquoi nous vous conseillons de toujours bien consulter le contrat ou la convention collective de travail de vos collaborateurs lors du calcul de la prime de fin d’année, afin d’établir leur situation exacte.

Comment calculer la prime de fin d’année des employés ?

La commission paritaire (CP) 200 touche près d’un demi-million d’employés. Elle prévoit le versement d’une prime de fin d’année brute égale à leur salaire mensuel brut du mois de décembre. Néanmoins, cette prime est soumise à des impôts complémentaires (précompte professionnel exceptionnel). Résultat : le montant net de la prime de fin d’année est inférieur au salaire mensuel net.

Le calcul s’effectue en outre au prorata pour chaque employé en service dans l’entreprise depuis au moins 3 mois d’une année calendrier. Prenons l’exemple d’un employé actif dans une société depuis 8 mois. Dans ce cas, la prime de fin d’année représentera 8/12 du salaire mensuel brut du mois de décembre.

Comment calculer la prime de fin d’année de vos ouvriers ?

En règle générale, on ne calcule pas le salaire d’un ouvrier sur une base mensuelle, mais horaire. Pour effectuer le calcul de la prime de fin d’année des ouvriers, il faut donc commencer par convertir ce salaire horaire en salaire mensuel. Notez toutefois que la commission paritaire peut également obliger à calculer la prime de fin d’année en multipliant le salaire horaire brut par 31.

À l’instar de la prime de fin d’année des employés, la prime de fin d’année des ouvriers est soumise à un impôt supplémentaire. Le montant net est donc également moins élevé que celui du salaire mensuel net.

Quand vos travailleurs peuvent-ils bénéficier d’une prime de fin d’année ?

Comme expliqué plus haut, aucune disposition légale ne vous oblige à verser une prime de fin d’année à vos collaborateurs. Néanmoins, cette pratique est largement répandue dans le monde de l’entreprise. N’hésitez donc pas à en tenir compte au moment d’établir vos contrats de travail.

Si l’un de vos travailleurs rompt son contrat de travail avant la fin de l’année, il est susceptible de ne pas recevoir sa prime de fin d’année ou de n’en obtenir qu’une partie. L’un de vos travailleurs souhaite démissionner ? N’oubliez pas de l’informer de ce point et de la politique que vous privilégiez en la matière.

Comment calculer la prime de fin d’année en cas de durée de travail variable ?

Il arrive que des collaborateurs effectuent plus ou moins d’heures de travail durant l’année. Cela peut influencer le montant de leur prime de fin d’année. En règle générale, vous devrez la calculer au prorata, selon la durée effective de travail. Imaginons que l’un de vos travailleurs ait été actif durant 10 mois sur 12. Dans ce cas, sa prime de fin d’année brute représentera 10/12e de son salaire mensuel brut.

N’oubliez pas non plus de prendre en compte les facteurs suivants lors du calcul des primes de fin d’année :

• Le travailleur est-il toujours en service en décembre ?
• Le montant brut de son salaire mensuel de décembre
• Le nombre de mois durant lequel il aura été en service au sein de votre entreprise durant l’année
• Le régime de travail du travailleur (temps plein ou temps partiel)
• Le statut et le nombre d’enfants du travailleur influencent également le montant net de sa prime de fin d’année.

Prime de fin d’année et cas particuliers

Comme nous venons de le voir, vous devrez calculer la prime de fin d’année de vos travailleurs sur base de leurs heures et jours de travail effectifs durant l’année. Mais que faire lorsque votre collaborateur a été absent pour maladie ou une collaboratrice a pris des jours de congé maternité ? Généralement, les jours de congé, les fériés légaux, les absences pour maladie sont considérés comme des jours « travaillés ». Vous devrez donc les inclure dans le calcul de la prime de fin d’année.

Consultez régulièrement les conventions collectives et les contrats de travail

En tant qu'employeur, il est essentiel de bien connaître les règles et accords concernant la prime de fin d'année dans votre secteur et entreprise. Cela garantit non seulement un paiement équitable, mais augmente également la satisfaction et la motivation de vos employés. Communiquez donc de manière claire et en temps voulu sur les conditions et le calcul de la prime. Cela permet d'éviter les malentendus et de renforcer un environnement de travail transparent et fiable. Consultez régulièrement les conventions collectives et les contrats de travail pour vous assurer que vous respectez toujours les réglementations en vigueur. Ainsi, vous et vos employés pourrez aborder la période des fêtes en toute sérénité.