Hoe kunnen we je helpen?

Vanuit Pluxee Clients Portal kan je meerdere begunstigden tegelijk importeren via een Excel-bestand om te downloaden. Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.

1. Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
2. Download het template Lege Excel-file;
3. Vul het bestand in:

Vul (minimaal) de volgende gegevens per begunstigde in:

• Rijksregisternummer (kol. A);
• De naam en voornaam (D, E, F);
• Geslacht (G);
• De geboortedatum (H);
• Taal (I);
• E-mailadres (J).

Zet vervolgens alle begunstigden in de Active status (kolom C).

Geef de afleverlocaties aan:

• Voor levering op de werkplek selecteer je Klant (kol. N) en vervolgens het afleverpunt (O). Als je slechts één afleveradres heb, selecteer je de optie Delivery Point 1. Selecteer anders de juiste optie. Je afleveradressen zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.
• Voor bezorging bij de begunstigde thuis, selecteer je Begunstigde (kol. N) en vul je het volledige adres in (P-V).
• Ga op dezelfde manier te werk voor de levering van pincodes voor Pluxee-kaarten (W-AE).

Selecteer de Kost center (facturatiegegevens) (kol. AF) van de begunstigde. Als je slechts één factuuradres heb, selecteer je de optie Cost Center 1. Selecteer anders de juiste optie. Factureringsgegevens zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.

Vul de naam in van de producten die je bestel en de optie Not applicable voor de producten die je niet bestel (kol. AG, AI, AJ). Als je maaltijdcheques bestel, vermeld dan ook het bedrag per cheque (max. 8€/cheque) (AH).

4. Sla het bestand op je computer op;
5. Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal op in .xlsx-indeling;
6. Vink de 3e optie aan in stap 4;
7. Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.

Gebruik het BIS-nummer om je buitenlandse medewerkers toe te voegen aan Pluxee Clients Portal. Dit nummer vervangt het rijksregisternummer.

Om dit BIS-nummer te verkrijgen, moeten de betrokken werknemers zich wenden tot het gemeentebestuur waar ze wonen. Je kan ook een verzoek indienen bij je Sociaal Secretariaat.

Log in op Pluxee Clients Portal om je werknemer te deactiveren:

1. Klik op Jouw begunstigden > Overzicht van uw begunstigden;
2. Klik op de Acties knop naast de betreffende medewerker en zet deze in inactief.

Je bestel dus geen cheques meer voor die persoon. Bovendien vermijd je kosten voor het automatisch aanmaken van nieuwe kaarten.

Vergeet niet je spams te controleren als de factuur niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je ons facturen ontvangt.

Als je onze factuur ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Er kunnen twee soorten facturen naar je worden verzonden:

• Een "productfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op het bestellen van uw cheques (aantal cheques, serviceverlening en laadkosten);
• Een "kaartfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op de productie en levering van Pluxee-kaarten.

Dit wordt pas naar je verzonden nadat een kaartbestelling is geplaatst. Kaartbestellingen worden automatisch gedetecteerd door onze systemen en vereisen daarom geen expliciete actie van je kant. Ze hebben betrekking op de volgende situaties:

• Dit is je eerste cheque-bestelling en (de meeste van) je medewerkers hebben nog geen Pluxee/Sodexo-kaarten;
• Er is een nieuwe medewerker in je bedrijf aangekomen en heeft zijn kaart nog niet ontvangen;
• De kaart van een of meer van je medewerkers is verlopen (na 5 jaar) en moet vernieuwd worden;
• Een van je medewerkers heeft een verloren, gestolen of beschadigde kaart bij ons gemeld en heeft een nieuwe nodig.

Neem contact op met onze Klantenservice als je nog twijfels hebt bij het ontvangen van een van onze facturen: 02/547.54.45.

Om verschillende kostenplaatsen aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je het volgende vermeldt:

• Het ondernemingsnummer en de bedrijfsnaam,
• De naam van de kostenplaats,
• De taal,
• Het betaalmiddel,
• Het adres.

We voegen de vereiste kostenplaatsen dan zo snel mogelijk toe en bezorgen je een bevestiging van zodra ze zijn aangemaakt.

Om je billing groups aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je per billing group het volgende vermeldt:

• Het ondernemingsnummer,
• De naam van de billing group,
• De taal,
• Het betaalmiddel,
• Het facturatieadres.

Nee, de Pluxee/Sodexo Card bevat alle elektronische cheques van Pluxee. Als de kaarten van je medewerkers niet verlopen zijn, ontvangen ze geen nieuwe. Ze krijgen gewoon een melding dat hun nieuwe cheques op hun kaart zijn geladen.

Elke cheque kan afzonderlijk in winkels worden gebruikt. Het volstaat om vooraf aan de kassamedewerker de cheque mee te delen waarmee de begunstigde wenst te betalen.

Kaarten die vernieuwd of besteld moeten worden, worden automatisch gedetecteerd wanneer je je begunstigden toevoegt aan Pluxee Clients Portal. Je hoef dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.

Onze contracten zijn gekoppeld aan het product en het formaat (op papier of elektronisch) en niet aan je bedrijf. Dit betekent dat je als Pluxee-klant voor hetzelfde product in papierformaat helaas niet de elektronische versie ervan kan bestellen.

Voor dit nieuwe formaat moet je eerst een nieuw specifiek contract afsluiten. Zodra dit nieuwe contract is ondertekend, zal het product in zijn elektronische versie beschikbaar zijn om te bestellen op je Pluxee Clients Portal account of op je Sociaal Secretariaat.

Voorbeeld: als je eerder papieren ecocheques bestelde, moet je zich nu abonneren op een contract voor elektronische eco-cheques.

Onze contracten zijn gekoppeld aan het product en het formaat (op papier of elektronisch) en niet aan je bedrijf. Dit betekent dat je als klant van Pluxee voor een elektronisch product helaas niet al onze elektronische producten kan bestellen.

Je moet eerst een nieuw specifiek contract afsluiten voor het nieuwe product dat je wilt bestellen. Zodra dit nieuwe contract is afgesloten, kan het nieuwe product worden besteld op je Pluxee Clients Portal account of op je Sociaal Secretariaat.

De offerte schat de volledige kosten van elektronische cheques voor je bedrijf. In een verlangen naar transparantie omvat het alle verschillende kosten in verband met het toekennen van elektronische cheques op basis van je aantal begunstigden en het aantal ingevoerde cheques. Het houdt dus geen rekening met of je werknemers al een kaart hebben (voor een ander product of van een vorige werkgever) of niet.

Deze schatting wordt later aangepast bij het bestellen van cheques. Op dit punt in het proces heb je nog geen bestelling geplaatst. Wanneer je de gegevens van je medewerkers invoert in je Pluxee Clients Portal Klantenzone, worden de begunstigden voor wie een kaart moet worden besteld door ons systeem gedetecteerd. Als er geen kaart hoeft te worden besteld, worden er geen kosten in rekening gebracht.

Bij het bestellen heb je altijd toegang tot het overzicht van de bestelling en de details van de kosten die deze keer de kosten vertegenwoordigen die aan je worden gefactureerd.

Door het aanbod op onze e-shop te accepteren, kan je je klantaccount bij Pluxee openen en doorgaan met het bestelproces. Er is in dit stadium geen betaling vereist, je heb je bestelling nog niet geplaatst.

De verschillende kosten genoemd in deze aanbieding zijn indicatief en geven een schatting van het maximale bedrag van onze aanbieding. Ze komen daarom mogelijk niet overeen met je situatie (bijvoorbeeld aantal te produceren kaarten). Het definitieve en juiste bedrag wordt bij je bestelling opnieuw berekend voordat je betaalt. Deze stap wordt later uitgevoerd vanuit je Klantenzone. Je kan indien nodig ook het aantal cheques of begunstigden wijzigen.

Het contractaanbod dat door verkoopvertegenwoordigers wordt verzonden, is een schatting van het bod op basis van je aantal begunstigden en het aantal cheques. Het schatten het maximale bedrag van ons offer in en komen daarom mogelijk niet helemaal overeen met je situatie (bijvoorbeeld aantal te produceren kaarten). Het definitieve en juiste bedrag wordt bij je bestelling opnieuw berekend voordat je betaalt. Je kan indien nodig ook het aantal cheques of begunstigden wijzigen.

Door deze aanbieding te accepteren, kan je je klantaccount openen en toegang krijgen tot je Klantenzone om een ​​bestelling te plaatsen. Zodra deze aanbieding is geaccepteerd, ontvangt je onze welkomst-email met een link waarmee je je toegang tot je Klantenzone kan creëren. Je moet dan je begunstigden toevoegen en van daaruit je chequebestelling creëren.

Het bestelproces voor Pluxee Sport & Culture verloopt op dezelfde manier als voor alle andere Pluxee-producten. Dit kan worden gedaan via het Pluxee Clients Portal: via Excel door de nieuwe template 'Pluxee Sport & Cultuur' te downloaden, manueel of via een XML-bestand

Ja. Als je al eerder toegang had tot Pluxee Clients Portal, is het niet nodig om een ​​nieuw account aan te maken. Je nieuwe product wordt dan toegevoegd aan het bestaande account.

Je kan er echter ook voor kiezen om voor je nieuwe product een nieuw account aan te maken. In dit geval kan alleen dit product via dit nieuwe account worden besteld. Je andere producten blijven beschikbaar op het andere account.

Als er een Pluxee Clients Portal voor je bedrijf is, informeert onze welkomst-e-mail je automatisch en zijn de twee hierboven genoemde opties voor je beschikbaar: voeg je nieuwe product toe aan het bestaande account of maak een nieuw account aan. Klik gewoon op de gewenste optie in die e-mail.

Samen met hun Pluxee Card ontvangen je medewerkers een briefje met uitleg over het gebruik en de activering van hun kaart.

Neen. Het is helaas niet meer mogelijk papieren ecocheques en cadeaucheques op papier te bestellen.

Wees gerust, elektronische cheques zijn veel gemakkelijker te gebruiken!

Alle papieren cheques die in omloop of in productie zijn, blijven geldig en zullen door de handelaars aanvaard worden tot het einde van hun geldigheid.

De koopkrachtpremie wordt beschikbaar gesteld op de Pluxee/Sodexo Card. Het is mogelijk om het bedrag in verschillende keren te besteden.

Opgelet, de terugbetaling in geld is niet toegestaan.