Zo wordt je eerste werknemer niet je laatste
3 augustus 2024
De aanwerving van de eerste werknemer, voor elk bedrijf is het een belangrijke en heugelijke mijlpaal. Vanaf nu ben je ook voor iemand anders verantwoordelijk, maar aarzel niet: je nieuwe collega neemt je werk uit handen zodat jij je weer kan focussen op je kerntaken, vaak de dingen waar je het best in bent. In dit artikel leggen we uit waar je allemaal moet op letten.
1. Stel je to do’s op een rijtje
De eerste vraag die je jezelf moet stellen wanneer je iemand in dienst wil nemen, is of het wel echt nodig is dat deze persoon fulltime bij jou komt werken. Misschien kan je beter beroep doen op een freelancer of een tijdelijke werknemer inschakelen om de piekmomenten op te vangen.
2. Hoeveel gaat jou dit kosten?
De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen: wat gaat me dat kosten? Aanwerven is in België niet goedkoop, maar de overheid heeft de kosten wat proberen temperen. Bij een eerste aanwerving vallen de sociale bijdragen, die je als werkgever moet betalen, helemaal weg. Het netto- en brutoloon liggen hierdoor dichter bij elkaar.
Maar hoe bepaal je het loon van je nieuwe werknemer op een correcte manier? In het Salariskompas van Vacature.com kan je parameters ingeven en krijg je een indicatie van de gangbare lonen. Het nettoloon van je toekomstige werknemer is uiteraard belangrijk, maar verlies ook de extralegale voordelen niet uit het oog: een hospitalisatieverzekering, een bedrijfswagen, maaltijdcheques …Medewerkers zien deze voordelen graag komen en voor werkgevers is het een fiscaalvriendelijke component van het totale loonpakket.
3. Gezocht: fijne medewerker
Heb je alle berekeningen gedaan en klopt het kostenplaatje? Dan is het tijd om een vacature uit te schrijven. Verspreid deze via de gratis website van de VDAB, of via een ander alternatief. Wees ook creatief: vaak hebben alumniwebsites van universiteiten en hogescholen wel een hoekje waar je jobaanbiedingen kunt posten. Je eigen sociale media (Facebook, LinkedIn …) inzetten is een aanrader en een eenvoudig mailtje rondsturen naar je contacten doet vaak wonderen.
4. Kies de kandidaten die jij wilt ontmoeten
Stromen de sollicitatiebrieven binnen? Dan kan je kandidaten selecteren via een sollicitatiegesprek. Bereid dit goed voor! Jobinhoud en loonvereisten zijn allemaal goed en wel, maar pols zeker ook eens naar de persoonlijkheid van je kandidaat. Is er wel een “match”? Vraag naar concrete situaties en voorbeelden, en kijk hoe hij of zij hierop zou reageren. Stel zeker extra vragen als je nog twijfels hebt. Een sollicitatiegesprek is een dialoog. Geef je sollicitant dus de kans om zelf vragen te stellen. Bezorg de sollicitanten ook telkens een persoonlijk antwoord, zelfs wanneer ze de job niet krijgen.
5. Heb je jouw match gevonden? Ideaal! Vergeet zeker de administratie niet.
Beslist? Neem je droomkandidaat dan officieel in dienst. Daar komen wel wat administratieve verplichtingen bij kijken. De eerste stap is het schriftelijk afsluiten van een arbeidsovereenkomst en het ondertekenen van een arbeidsreglement. Overhandig dit zeker aan je nieuwe werknemer. Daarnaast moet je je binnen de 90 dagen aansluiten bij een kinderbijslagfonds. Verwittig ook de RSZ en geef een zogenaamde “Dimona”-aangifte (Déclaration Immédiate) door. Dat is een online portaal waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van aanwervingen en ontslagen. Via een “DmfA”-aangifte geef je dan weer elk kwartaal de loon- en prestatiegegevens door, zodat de RSZ je sociale bijdragen kan berekenen. Je bent ook verplicht een verzekering voor arbeidsongevallen af te sluiten. Bij al deze stappen kan je boekhouder of het sociaal secretariaat je helpen.
6. Welkom!
Is de werknemer gestart, zorg dan dat hij of zij zich snel thuis voelt. Voorzie tijd voor een officiële introductie en overloop alle procedures in je bedrijf. Geef ook alle kansen om vragen te stellen. Zit na een week of zo al eens samen om te kijken of alles duidelijk is. De eerste weken investeer je meer in je medewerker dan je ervan terugkrijgt. Maar hoe meer je investeert, hoe meer dat loont op lange termijn.
