Help, wat doe ik nu mijn werknemers thuiswerken?

“Wat was ik blij om deze week weer even met jullie een praatje te kunnen maken”. Het is een zin die we letterlijk overnemen uit de nieuwsbrief van een in juni heropgestarte familiale KMO. Wellicht was de CEO die de zin neerpende, niet de enige die zijn werknemers deze lente heeft gemist.

Bij thuiswerken houden we onderling contact via videomeetings of chatsessies, maar de voeling met de werkvloer nam in heel veel bedrijven af. En dat is een hele uitdaging. Want hoe vang je in zo’n situatie de juiste signalen op? In coronaluwe maanden enkele dagen op de werkvloer aanwezig zijn, kan helpen, maar lost niet alles op. Daarom dringen zich meer structurele ingrepen op om de voeling te behouden. 
 

Hoe problemen bij thuiswerken voorkomen ?

Wil je naar je mensen luisteren, maar krijg je daar door het thuiswerken de kans niet toe? Psychologen reikten een oplossing aan voor dat probleem. De goede raad: werk aan drie basisbehoeften die tijdens een crisis bij werknemers onder druk komen te staan. Het zogenaamde ABC-model helpt werkgevers om te anticiperen op problemen die anders te laat naar boven zouden komen.

• Autonomie: trap niet in de val om beslissingen van bovenaf door te duwen. Respecteer de autonomie van je medewerkers, treedt niet al te controlerend op en wees flexibel op vlak van taken, roosters of andere praktische elementen.
• Verbondenheid: creëer vaste afspraakmomenten, zelfs als dat digitaal verloopt. Dat betekent niet enkel dat je team steeds op maandag moet vergaderen. Het is bijvoorbeeld net zo belangrijk om die meetings altijd te starten met de vraag hoe het met de medewerkers in kwestie gaat.
• Competentie: door de crisis kunnen taken veranderen, daarom is het belangrijk om open en transparant over competenties te praten. Wekelijkse meetings mogen ook gaan over de vraag hoe medewerkers willen worden ingezet.

Medewerkers motiveren doe je zo

Vanuit dit model kan je als werkgever enkele heel concrete lijnen uitzetten rond thuiswerken. Ingrepen die het evenwicht bewaken, zelfs wanneer je werknemers niet fysiek aanwezig zijn. Wat zijn de aandachtspunten?

1. Zorg voor connectiemomenten. Je kan niet elke werknemer om de haverklap persoonlijk vragen hoe het gaat, maar je kan de verbondenheid wel stimuleren door binnen je team structureel kwalitatieve momenten in te bouwen. Wees creatief: verwelkom je een nieuwe klant of haal je een belangrijke opdracht binnen? Vergeet niet om dat moment te vieren. Zo motiveer je jouw werknemers voor de toekomst.
2. Werk scenario’s voor problemen uit. Tijdens connectiemomenten tussen managers en hun team duiken vaak signalen op. Zorg ervoor dat je een aanpak klaar hebt als die signalen je bereiken. Stippel een corona-welzijnsbeleid uit of maak een gids die uitlegt hoe je welzijnsproblemen bij je medewerkers wil oplossen. Op problemen als burn-out of een onevenwichtige work-life balance kan je met de hulp van de preventiedienst of bedrijfspsycholoog anticiperen.
3. Laat het controleren los. Thuiswerken en strikte controlemechanismen gaan niet goed samen. Ook werkgevers worstelen met de vraag hoe het zit met de thuisproductie. Enerzijds wil je je medewerkers niet ontmoedigen met regels, anderzijds wil je weten of het schip nog steeds op koers vaart. Schrijf een duidelijk beleid uit dat je werknemers geruststelt: zonder dwingende hand, maar met goede afspraken over de mogelijke werktijden en de verwachte output.
4. Zet in op open interne communicatie. Tijdens een crisis moeten veel bedrijven snel beslissingen nemen. Vermijd dat er twijfel in de thuiswerkende rangen sluipt omdat je die beslissingen onvoldoende uitlegt. De gewoonte om pas te communiceren als iets helemaal zeker is, zal af en toe moeten sneuvelen. Maak veel nieuwsbrieven waarin je toelichting geeft bij de snel veranderende situatie. Stel je menselijk op en leg uit waarom een beslissing toch nog eens wordt herzien.
5. Vergeet het fysiek welzijn niet. Anticipeer signalen van fysieke of praktische ongemakken door je medewerkers te motiveren om te blijven bewegen, om te sporten of om met maaltijdcheques en ecocheques activiteiten te plannen. Geef tips over hoe je medewerkers hun thuiskantoor kunnen inrichten. Een goed welzijnsbeleid helpt ook om het vergoeden van kosten voor het upgraden van werkplekken te verantwoorden of om ze in te schrijven in een breder verloningspakket. Het thuiskantoor wordt nu al als de nieuwe leasewagen omschreven.